こんにちは！Rinです。
電話で対応するときは、相手と面とむかってダイレクトに話すことよりも、より会話力がもとめられると思います。
なぜなら電話で相手と話をする時は、相手の表情を読み取ったり、ジェスチャーなどを通してコミュニケーションすることが一切できないからです。
そういう面で、電話でのコミュニケーションは対面して直接話すことよりも緊張します。
個人的に、日本語で電話対応するのも緊張するんですが、さらに母国語でない英語で対応するとより緊張感が増します。特に英語初心者の方などは、相手と面と向かって話す時は、身振り手振りを加えて表現する人もいるのではないかと思います。私もそうで、それができない電話では声が若干うわずるのも稀ではありません。
特に早く話されると、言葉だけで判断しなきゃいけないのでますますわからなくなり、もう一回言ってくれませんか？とお願いすることもありました。
英語習いたての時に、電話でなんとかできたっていうのはピザの注文ぐらいですかね？(笑)
皆さんの中にも私と同じような考えの人ははたしていらっしゃるでしょうか？
なので、電話で相手と話をする時は、言葉だけが唯一のコミュニケーションなので、自分が何を言いたいのかを明確にはっきりと、相手に伝える必要があります。
そのためには、電話で対応するときの基本的なフレーズを覚えておくと、電話でのコミュニケーションをよりスムーズにすることができます。
今回はビジネスの電話対応に限定して必要なフレーズを紹介します。
覚えておいて損はないので一気に習得してしまいましょう ！
英語で電話をかける時には
Hello, this is 自分の名前 from ～corporation.
お世話になっております。～株式会社の自分の名前と申します。
Hello, this is Nakano from ～ company.
もしもし、～社の中野です。
まずは最初に挨拶を言って、自分の名前や会社名を述べるのが一般的です。
担当者を呼び出す時
May I speak to Mr.Tanaka?
田中さんをお願いしたいのですが。
I would like to speak to Mr.Tanaka, please.
田中さんをお願いします。
ビジネスではフォーマルな表現を使います。
“May I～”や、“I would like to～”といった丁寧な言い回しを使いましょう。
友達や親しい間柄では Can I~?, I want to~ でも大丈夫です。シーン別に使い分けることが鉄則です。
内線につないでもらう時
May I have extension 456, please?
内線の456をお願いします。
Could you give me extension 456?
内線の456につないでくれますか？
相手が留守、または忙しい時
Could you tell him/ her that I called?
彼に/彼女に電話があった旨をお伝えいただけますか？
Could I leave a message?
伝言をお願いできますか？
When is he/She going to be back?
いつ頃お戻りでしょうか？
I'll give him/her a call at a later date.
後日あらためてお電話します。
Could you ask him/ her to call me back?
折り返し彼/彼女に電話をお願いできますでしょうか？
電話を受ける時
Hello, ~Corporation, Ken(Tanaka) speaking. How may I help you?
お電話ありがとうございます。～株式会社の健（田中）です。どのようなご用件でしょうか？
Thank you for calling. ~Corporation. Ken Tanaka speaking.
お電話どうもありがとうございます。～社の田中健です。
相手の名前を聞く時
May I have your name,please?
お名前を教えていただけますか？
May I ask who’s calling,please?
どちらさまでしょうか？
Could you repeat your name?
もう一度お名前をいただけますか？
May I have your company name, please?
御社名もいただけますか？
担当者が対応可能か確認するときに相手に伝える時
I’ll check if he/she is available.
担当者が応対可能か確認いたしますね。
電話が自分あてだった場合は、次のように答えます。
A: May I speak to Mr./ Ms. Tanaka?
田中さんをお願いできますか？
B:This is he/she.
私が田中です。
担当者につなぐ時
I’ll transfer your call.
今おつなぎします。
I’ll transfer you to the person in charge.
担当の者におつなぎしますね。
Hold on, please.
お待ちください
Could you hold for a moment, please?
少々お待ちいただけますか。
担当者が対応できない、不在の時
He/She is out of office now. I’ll tell him/her you called.
現在外出中です。彼/彼女に電話があったむねをつたえておきますね。
I’m sorry, but he/she is away from her desk.
申し訳ありません。～は席を外しております。
I’m sorry. He/She is on another line.
申し訳ありません。ただいま～は他の電話に出ております。
I’m afraid he/she is in a meeting right now.
～は会議中です。
I’m afraid he/she is not available at the moment.
あいにく、～は今出られないようです。
I’m afraid he/she is on a business trip.
申し訳ありませんが、～は只今出張中です。
Shall I have him/her call you back?
後ほど折り返しいたしますか？
He/She should be back by 3 p.m.
3時までには戻る予定です。
I’ll ask him/ her to call you as soon as he/she gets back.
～が戻り次第、折り返しお電話するよう申し伝えます
Would you like to leave a message?
メッセージをお残しになりますか？
相手の情報（スペルや名前、発言）を確認する時
May I have your name please?
お名前を伺っても宜しいでしょうか？
Could I ask what company you’re with?
会社名を伺っても宜しいでしょうか？
How do you spell your name?
お名前のつづりを教えていただいてもよろしいですか？
Could you repeat that, please?
もう一度おっしゃって頂けますか？
電話を切る時
Thank you for calling.
お電話ありがとうございました。
Is there anything I can help?
他にご用件は何かございますか？
Have a nice day./ Have a good day.
よい一日を。
電話対応例文
A: Thank you for calling. XYZ Corporation. Hanako Sato speaking.
お電話ありがとうございます。XYZ社の佐藤花子です。
B: Hello, this is Nakano from ABC company. May I speak to Mr.Tanaka?
こんにちは。ABC社の中野です。田中さんをお願いできますか？
A: I’ll check if he is available. Could you hold for a moment, please?
田中が対応可能か確認いたしますね。少々お待ち下さいませ。
B: OK.
はい。
A: I’m sorry to have kept you waiting. I’m afraid he is in a meeting right now. Would you like to leave a message?
お待たせして申しわけありません。ただいま、田中は会議中です。伝言をお残しになりますか？
B: Could you tell Mr.Tanaka that I called?
田中さんに私から電話があったことを伝えていただけますか？
A: Certainly. Does he have your name and your phone number?
承知しました。彼はあなたの名前と電話番号を知っているでしょうか？
B: Yes.
はい。
A: Ok. I’ll ask him to call you as soon as possible. Thank you for calling.
承知しました。彼に早急に電話するよう伝えます。お電話ありがとうございました。
どうでしたか？
ビジネスの電話対応は基本的に決まった型があるので、練習して慣れるのがいいかなと！
相手がいると想定して、実際にこれらのフレーズを使って練習するのもいいかもしれません。
これらのフレーズを覚えて、電話でもスムーズにコミュニケーションを取ることができるようになりましょう ！
